Apostilla y formularios multilingües de la UE: cuándo hace falta apostillar

Desde el 16 de febrero de 2019, el Reglamento (UE) 2016/1191 libera a ciertos documentos públicos de la apostilla o la legalización entre países de la UE, y ofrece un formulario estándar multilingüe que evita la traducción. Pero no cubre cualquier documento: con los títulos académicos o los poderes notariales, por ejemplo, el reglamento no te exime, y la apostilla hace falta si la pide quien recibe el documento. Y existe otra vía, más antigua e independiente: el certificado plurilingüe del Registro Civil, para nacimiento, matrimonio o defunción.

El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla o legalización a los documentos públicos emitidos por un país de la UE que acrediten alguno de estos hechos: el nacimiento, que una persona está viva, la defunción, el nombre, el matrimonio (incluida la capacidad para casarse y el estado civil), el divorcio o la separación, la unión de hecho registrada y su cancelación, la filiación, la adopción, el domicilio o la residencia, la nacionalidad, y la ausencia de antecedentes penales (para los propios nacionales del país que lo emite).

Lo que NO cubre: los títulos académicos, los poderes notariales u otros actos notariales, y en general cualquier otro asunto fuera de esa lista. Para esos, el reglamento no te exime: la apostilla hace falta si la pide la institución que recibe el documento. Algunas no la piden para documentos de la UE, como el Ministerio de Ciencia español en la homologación y la equivalencia de títulos. Los pasaportes y documentos de identidad tampoco la necesitaban antes, porque nunca estuvieron sujetos a legalización entre países de la UE.

Para los documentos que sí entran en la lista, puedes pedir además un formulario estándar multilingüe, adjunto al documento original: traduce sus datos y evita la traducción, pero no tiene valor jurídico propio, así que siempre va junto al documento, nunca en su lugar. Una traducción jurada clásica sigue siendo válida en cualquier caso, como alternativa al formulario.

Aparte del reglamento, existe el certificado plurilingüe del Registro Civil, basado en el Convenio CIEC número 16 (Viena, 1976): para nacimiento, matrimonio o defunción, válido sin traducción en los países firmantes, Rumanía incluida. Los dos sistemas no se solapan; puedes elegir cualquiera de los dos.

1. Comprueba si tu documento entra en la lista de arriba (ver Documentos). Si es así, pídelo directamente a quien lo emite (por ejemplo, el Registro Civil para nacimiento, matrimonio o defunción) y pide, si quieres, el formulario multilingüe o el certificado plurilingüe en el mismo momento.
2. Si tu documento no entra en la lista (título académico, poder notarial), el reglamento no te exime: pregunta a la institución que lo recibe si pide apostilla.
3. En España (Real Decreto 1497/2011): la apostilla electrónica online, con Cl@ve, hoy solo sirve para algunos certificados que emite el Ministerio de Justicia. Para el resto de documentos administrativos (por ejemplo, un título universitario o un certificado del ayuntamiento) y para las resoluciones judiciales, la apostilla la ponen el Ministerio de Justicia, sus Gerencias Territoriales o los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia; los documentos notariales los apostilla el Colegio Notarial, que también puede apostillar documentos administrativos.
4. En Rumanía: los documentos notariales los apostilla la Cámara de Notarios Públicos (Camera Notarilor Publici); los certificados de estado civil, el certificado de antecedentes penales, los títulos académicos y otros de la lista de la prefectura los apostilla la Institución del Prefecto (Instituția Prefectului); las sentencias judiciales y los documentos de agentes judiciales o del Registro Mercantil los apostilla el Tribunal.
5. Si el documento también necesita traducción para el país de destino, pídela a un traductor jurado, antes o después de la apostilla, según lo que pida quien lo recibe.

Documentos exentos de apostilla (Reglamento 2016/1191)

• Estado civil: nacimiento, vida (prueba de que una persona está viva), defunción, nombre, matrimonio, divorcio o separación, unión de hecho registrada y su cancelación, filiación, adopción.
• Otros: domicilio o residencia, nacionalidad, ausencia de antecedentes penales (para los propios nacionales del país que lo emite).

Documentos que el reglamento no exime

• Títulos y expedientes académicos, poderes y otros documentos notariales, sentencias judiciales, documentos del Registro Mercantil, y cualquier documento público fuera de la lista anterior.

El reglamento se aplica desde el 16 de febrero de 2019. El formulario multilingüe no tiene plazo propio: vale mientras valga el documento al que va adjunto. La apostilla electrónica del Ministerio de Justicia español se puede descargar durante un año desde su emisión, y la firma se puede verificar durante 25 años. Para el resto de documentos, el plazo de la apostilla depende de cada autoridad (Colegio Notarial, Cámara de Notarios, Prefectura, Tribunal); compruébalo directamente con la institución.

La apostilla electrónica del Ministerio de Justicia español, para los documentos que emite él mismo, no tiene tasa publicada. La apostilla en el Colegio Notarial o en las instituciones rumanas (Cámara de Notarios, Prefectura, Tribunal) tiene su propio arancel, fijado por cada autoridad; compruébalo en la ventanilla o en su web, porque no hay un precio único. La traducción jurada se paga aparte, a precio libre, fijado por cada traductor.

El error más habitual es pensar que el Reglamento 2016/1191 exime de apostilla a cualquier documento. No cubre los títulos académicos, los poderes ni otros documentos notariales: para ellos cuenta lo que pida la institución que los recibe. El segundo es enviar solo el formulario multilingüe, sin el documento original al que va adjunto: el formulario no tiene valor por sí solo, y la autoridad que lo recibe puede rechazarlo.

• Reglamento (UE) 2016/1191 (BOE, ficha con texto original)
• Legalización única o Apostilla de la Haya (Ministerio de Justicia)
• Apostilla electrónica (Sede del Ministerio de Justicia)
• Legalización y apostilla (Ministerio de Asuntos Exteriores)
• Certificado de Nacimiento, con modalidad plurilingüe (Registro Civil)
• Apostilare, supralegalizare, Reglamento 1191/2016 (Unión Nacional de Notarios Públicos de Rumanía)