Apostila și formularele multilingve UE: când mai ai nevoie de apostilă

Din 16 februarie 2019, Regulamentul (UE) 2016/1191 scoate anumite acte publice de sub obligația apostilei sau legalizării între țările UE, și oferă un formular standard multilingv care evită traducerea. Nu acoperă însă orice: pentru diplomele de studii sau procurile notariale, de exemplu, regulamentul nu te scutește, iar apostila e necesară dacă o cere instituția care primește actul. Mai există și o cale mai veche, separată: certificatul plurilingv al stării civile, pentru naștere, căsătorie sau deces.

Regulamentul (UE) 2016/1191 scutește de apostilă sau legalizare actele publice emise de o țară UE care fac dovada uneia din aceste situații: nașterea, faptul că o persoană trăiește, decesul, numele, căsătoria (inclusiv capacitatea de a te căsători și starea civilă), divorțul sau separarea, uniunea consensuală înregistrată și încetarea ei, filiația, adopția, domiciliul sau reședința, cetățenia, și lipsa antecedentelor penale (pentru cetățenii proprii ai statului emitent).

Ce NU acoperă: diplomele de studii, procurile notariale sau alte acte notariale, și orice altă situație în afara listei de mai sus. Pentru acestea, regulamentul nu te scutește: apostila e necesară dacă o cere instituția care primește actul. Unele nu o cer pentru actele din UE, cum e Ministerul spaniol de Științe la omologarea și echivalarea diplomelor. Pașapoartele și cărțile de identitate nici nu au avut nevoie de apostilă, pentru că nu erau supuse legalizării între țări UE de la bun început.

Pentru actele care intră pe listă, poți cere și un formular standard multilingv, atașat actului original: traduce rubricile actului și scutește de traducere, dar nu are valoare juridică proprie, așa că merge întotdeauna împreună cu actul, nu în locul lui. O traducere autorizată clasică rămâne oricând valabilă, ca alternativă la formular.

Separat de regulament, există certificatul plurilingv al stării civile, pe baza Convenției CIEC nr. 16 (Viena, 1976): pentru naștere, căsătorie sau deces, valabil fără traducere în țările semnatare, România inclusă. Cele două sisteme nu se suprapun; poți alege oricare.

1. Verifică dacă actul tău intră pe lista de mai sus (vezi Documente). Dacă da, cere-l direct de la autoritatea care îl emite (de exemplu Registro Civil, oficiul stării civile din Spania, pentru naștere, căsătorie sau deces) și cere, dacă vrei, formularul multilingv sau certificatul plurilingv, pe loc.
2. Dacă actul nu intră pe listă (diplomă, procură notarială), regulamentul nu te scutește: întreabă instituția care îl primește dacă cere apostilă.
3. În Spania (Real Decreto 1497/2011): apostila electronică online, cu Cl@ve, merge azi doar pentru unele certificate emise de Ministerul Justiției. Pentru celelalte acte administrative (de exemplu o diplomă universitară sau un certificat de la primărie) și pentru hotărârile judecătorești, apostila o pun Ministerul Justiției, Gerențele sale teritoriale sau Secretarii de Guvern ai Tribunalelor Superioare de Justiție (TSJ); actele notariale le apostilează Colegiul Notarial, care poate apostila și acte administrative.
4. În România: actele notariale le apostilează Camera Notarilor Publici; certificatele de stare civilă, cazierul, actele de studii și altele din lista prefecturii le apostilează Instituția Prefectului; hotărârile judecătorești și actele de la executori judecătorești sau de la Registrul Comerțului le apostilează Tribunalul.
5. Dacă actul are nevoie și de traducere pentru țara unde ajunge, cere-o de la un traducător autorizat, înainte sau după apostilă, după cum cere instituția care primește actul.

Acte scutite de apostilă (Regulamentul 2016/1191)

• Stare civilă: nașterea, faptul că o persoană trăiește, decesul, numele, căsătoria, divorțul sau separarea, uniunea consensuală înregistrată și încetarea ei, filiația, adopția.
• Altele: domiciliul sau reședința, cetățenia, lipsa antecedentelor penale (pentru cetățenii proprii ai statului emitent).

Acte pe care regulamentul nu le scutește

• Diplome și acte de studii, procuri și alte acte notariale, hotărâri judecătorești, acte de la Registrul Comerțului, și orice act public în afara listei de mai sus.

Regulamentul se aplică din 16 februarie 2019. Formularul multilingv nu are termen propriu: e valabil cât e valabil actul la care e atașat. Apostila electronică a Ministerului Justiției din Spania se poate descărca timp de un an de la emitere, iar semnătura se poate verifica timp de 25 de ani. Pentru restul actelor, termenul de eliberare a apostilei depinde de fiecare autoritate (Cameră a Notarilor, Prefectură, Tribunal); verifică direct cu instituția.

Apostila electronică a Ministerului Justiției din Spania, pentru actele pe care le emite chiar el, nu are taxă publicată. Apostila la Colegiul Notarilor sau la instituțiile din România (Cameră, Prefectură, Tribunal) are tarif propriu, stabilit de fiecare autoritate; verifică direct la ghișeu sau pe pagina lor, pentru că nu există un preț unic. Traducerea autorizată se plătește separat, cu preț liber, stabilit de fiecare traducător.

Cea mai frecventă greșeală e să crezi că Regulamentul 2016/1191 scutește orice act de apostilă. Nu acoperă diplomele, procurile sau alte acte notariale: pentru ele contează ce cere instituția care le primește. A doua e să trimiți doar formularul multilingv, fără actul original la care e atașat: formularul nu are valoare de unul singur, iar autoritatea care îl primește îl poate respinge.

• Reglamento (UE) 2016/1191 (BOE, ficha con texto original)
• Legalización única o Apostilla de la Haya (Ministerio de Justicia)
• Apostilla electrónica (Sede del Ministerio de Justicia)
• Legalización y apostilla (Ministerio de Asuntos Exteriores)
• Certificado de Nacimiento, con modalidad plurilingüe (Registro Civil)
• Apostilare, supralegalizare, Regulamentul 1191/2016 (Uniunea Națională a Notarilor Publici din România)