Dosarul de pensie când ai lucrat în Spania și în România: pași și documente

Când ai cotizat în Spania și în România, nu trebuie să faci două dosare separate pe cont propriu. Depui cererea o singură dată, în țara unde locuiești, iar acea instituție se ocupă să o trimită mai departe. Fiecare țară tramitează și rezolvă cu propriile termene, fără să aștepte pe cealaltă.

Oricine se apropie de pensionare și a cotizat atât în Spania, cât și în România. Dacă vrei să înțelegi cum se adună acei ani sau cum se calculează suma, asta e explicat în "Pensia comunitară: cum se adună anii lucrați în Spania și în România"; aici e vorba doar de partea practică, de unde și cum se cere.

1. Depune cererea o singură dată, la instituția din țara unde locuiești. Dacă locuiești în Spania, se depune la INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social).
2. INSS devine "instituția de contact" a dosarului tău: trimite datele și documentele către casa teritorială de pensii din România la care ai fost asigurat și îi comunică perioadele tale cotizate în Spania.
3. Fiecare instituție tramitează dosarul în paralel, după regulile ei, fără să aștepte finalul celeilalte.
4. Fiecare îți comunică decizia ei separat, cu căile și termenele de recurs proprii. Când ambele decizii ajung la instituția de contact, aceasta îți trimite și un rezumat comun.
5. Dacă, înainte de decizia finală, ai deja dreptul la o parte independentă de pensie, ți se poate plăti provizoriu sau printr-un avans, fără să se aștepte închiderea completă a dosarului.

Cererea se poate depune prin Sede Electrónica de la Seguridad Social (sede.seg-social.gob.es), cu certificat digital sau Cl@ve permanentă. Dacă nu ai niciun sistem de identificare electronică, poți trimite un exemplar semnat prin poștă sau poți cere programare la un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS), la telefoanele 901 10 65 70 sau 91 541 25 30.

Poți urmări dosarul din partea spaniolă tot prin Sede Electrónica, cu numărul de înregistrare al cererii; dacă nu ai certificat digital, există și un serviciu de consultare doar cu numărul tău de identificare și un cod de urmărire primit la depunere. Pentru partea română, urmărirea se face direct la casa teritorială de pensii care are dosarul tău.

Pentru partea spaniolă: DNI, dacă ești spaniol; sau TIE ori pașaport, plus NIE, dacă ești străin. Pentru partea română: fotocopii legalizate ale carnetului de muncă (cartea de muncă din România) sau adeverințe de vechime, plus codul numeric personal. Dacă mai ai nevoie de adeverințe de sporuri sau alte dovezi de vechime pe care ți le poate elibera fosta ta casă teritorială de pensii sau fostul angajator, cere-le din timp: cu cât le aduni mai devreme, cu atât ai mai puține surprize la calculul stagiului.

Vechile formulare europene de tip "E" (de exemplu E 205, certificatul istoricului de asigurare) nu mai există ca atare. Instituțiile își trimit acum datele prin documente electronice structurate (SED), în sistemul EESSI. Nu trebuie să completezi tu însuți niciun asemenea formular; circulă direct între instituții.

În Spania, termenul maxim pentru rezolvarea și notificarea cererii e de 180 de zile, de la data la care cererea ajunge la Direcția Provincială sau de la data la care aduci documentele cerute. Termenul se suspendă cât timp Spania așteaptă date de la instituții străine.

În România, casa teritorială de pensii trebuie să răspundă în 45 de zile de la înregistrarea cererii; termenul se poate prelungi cu încă 30 de zile dacă sunt necesare documente sau verificări suplimentare.

Fiecare țară îți plătește partea ei din momentul în care tu îndeplinești condițiile ei proprii, nu din momentul în care ambele țări au terminat de calculat. Dacă cererea a fost depusă la timp, plata pornește, de regulă, de la data la care ai îndeplinit condițiile; dacă a întârziat, pornește de la data înregistrării cererii.

Depunerea cererii de pensie, în oricare dintre cele două țări, nu are costuri. Pot apărea cheltuieli mici doar dacă ai nevoie de copii legalizate sau de traduceri ale documentelor românești pentru partea spaniolă a dosarului.

O greșeală obișnuită e să aștepți să ai toate actele din România înainte să depui cererea în Spania; de fapt, cererea deschide dosarul în ambele țări deodată, iar documentele pot completa dosarul și mai târziu. Alta e să crezi că trebuie să depui și o cerere separată direct la casa română de pensii, cât timp locuiești în Spania; nu e nevoie, o face instituția spaniolă pentru tine. A treia e să nu declari toate țările în care ai lucrat sau ai locuit, din grabă sau din uitare: fiecare perioadă nedeclarată poate întârzia dosarul.

• Reglamento (CE) 987/2009, por el que se adoptan las normas de aplicación del Reglamento 883/2004
• Seguridad Social: trámite de Jubilación
• Legea nr. 360/2023 privind sistemul public de pensii